CASE STUDY

Excelマクロ・Word差し込み印刷をクラウド化。WPS Office移行後のDM印刷業務を再構築

詳しい内容

従来は、マクロを組み込んだExcelファイル（.xlsm）の顧客リストを更新すると、Word（.doc）の差し込み印刷機能と連動し、DM等が自動で印刷される仕組みを利用していました。

ところが、社内のオフィスソフトをMicrosoft OfficeからWPS Officeへ変更したことで、ExcelのVBAマクロやWordの差し込み印刷との連携が正常に動かなくなりました。

元の仕組みはMicrosoft Office環境を前提に個別開発されており、開発担当者もすでに退職。社内には仕様を把握して改修できる人材がいないため、日常業務を支えていた印刷フローそのものを見直す必要がありました。

旧システムをそのまま別のオフィスソフト上で再現するのではなく、リスト管理と帳票生成をクラウド側へ移しました。

顧客リストはGoogle スプレッドシートで管理し、GASが印刷対象のデータを取得。Google Cloud Run上の帳票生成処理が、既存のWord帳票レイアウトに合わせて情報を差し込み、印刷用PDFを生成する構成です。

これにより、ExcelのVBAマクロやWordの差し込み印刷を実行できる特定のPCを用意しなくても、ブラウザを中心とした運用でDM等の出力を進められるようにしました。

VBAマクロやWordの差し込み印刷を実行する必要がなくなり、Microsoft OfficeとWPS Officeの互換性に左右されにくい業務フローになりました。

担当者はGoogle スプレッドシートのリストを更新し、所定の操作で印刷用PDFを生成できます。ソフト間の連携不具合を都度調整する負担が減り、DM等の出力業務を安定して進められるようになりました。

最終成果物をPDFに統一することで、実際の印刷前にページ崩れや差し込み内容を確認しやすくなりました。印刷端末が変わっても、同じPDFを基準に運用できます。

リスト管理、データ連携、帳票生成の役割を分けたことで、変更が必要な箇所を特定しやすくなりました。担当者や端末が変わっても引き継ぎやすい構成です。

今回の課題は、単に「マクロが動かない」という不具合ではありませんでした。業務の中心に、特定のソフト、ファイル形式、端末、そして開発者個人への依存が重なっていたことが本質的なリスクでした。

そこで、従来の操作感や帳票レイアウトを尊重しながら、処理基盤だけをクラウドへ移行。現場の業務を大きく変えすぎずに、将来のソフト変更にも影響されにくい仕組みへ刷新しました。

長年使われてきたExcelマクロやWord差し込み印刷は、業務に細かく合わせられる一方で、オフィスソフトの変更や担当者の退職をきっかけに維持できなくなることがあります。

スゴヨクAIでは、既存ツールを無理に延命するだけでなく、現場の流れと必要な帳票を整理したうえで、Google Workspaceやクラウドサービスを活用した運用へ再設計します。

「担当者しか分からないマクロがある」
「PCを入れ替えたら業務ツールが動かなくなった」
「帳票作成や印刷をクラウド化したい」
といったお悩みも、現在の業務を確認しながら最適な進め方をご提案します。

既存のExcel・Word業務のクラウド化や、帳票作成・印刷フローの自動化についてもお気軽にご相談ください。

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