会計事務所の業務では、顧問先から預かる領収書・通帳・請求書を会計ソフトへ入力する「記帳」が、日々の作業の大きな割合を占めます。
今回ご相談いただいたのは、スタッフ約10名・顧問先約200件の税理士事務所です。記帳作業が業務量のおよそ半分を占め、入力後の確認や間違い探しに時間がかかっていました。その結果、試算表の確認や経営相談といった、本来もっと時間をかけたい業務に手が回りにくい状況でした。
会計ソフト（弥生）はそのまま活かしたいこと、特定の大型システムには依存せず、シンプルで軽い仕組みを望まれていたことも前提としてうかがいました。加えて、事務所内だけでなく顧問先にも同じ道具を使ってもらい、記帳の入り口をお客様側にも持ってもらいたい、というご要望がありました。
導入前の課題
- 記帳作業が業務量の大きな割合を占め、入力後の確認・修正に時間がかかる
- 紙の領収書・通帳・請求書を、担当者が手作業で入力している
- 顧問先ごとに記帳の対応度合いがばらばらで、事務所が肩代わりする範囲が大きい
- 事務所とお客様が共通で使える、軽くて分かりやすい道具がない
- 試算表の確認や経営相談など、付加価値の高い業務に時間を回しにくい
ご提案・開発内容
新しい大型システムへ一気に置き換えるのではなく、既存の会計ソフトを活かしながら、Google Workspace（Googleが提供する業務用のクラウドサービス群）を土台に、「スキャン → AIで読み取り → 下書き → 確認 → 会計ソフト取込」という一連の流れを設計しました。
記帳の中でも対象を欲張らず、まずは領収書から作る現金出納帳に絞っています。仕組みが定着してから、売掛帳・買掛帳へ広げられる段階設計としました。
1. 共有ドライブへスキャンして受け取る
顧問先ごとに「お客様名／年月」のフォルダを用意し、お客様はスマホのスキャン機能で領収書を撮るだけで、その月のフォルダへ保存されます。事務所側でまとめてスキャンする運用にも、同じ仕組みで対応できます。
2. AIが領収書を読み取る
フォルダに新しい画像が入ると、Apps Script（Google上で動く自動処理の仕組み）が起動し、AIが日付・金額・支払先・摘要を読み取ります。このとき「読み取りの確からしさ（信頼度）」も一緒に取得しておくことが、後の確認作業を軽くする鍵になります。
3. 勘定科目を推定して下書き
読み取った内容を作業用のスプレッドシートへ1行ずつ追加し、過去の仕訳のパターンを参照して勘定科目を自動で推定、現金出納帳の形に整えます。
4. 確からしさの低い行だけを確認
すべてを見直すのではなく、信頼度の低い行だけを色付きで目立たせ、そこに絞って確認します。修正した内容は次回以降の推定に反映され、使うほど精度が上がっていく設計です。
5. 会計ソフト取込用データを書き出す
確認が済んだら、会計ソフトへ取り込むためのデータ（CSV）を書き出し、取り込みます。試算表から先の財務報告や経営相談は、これまでどおり人が担当します。
システム構成
| 項目 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 書類の受け取り | 紙で預かり、担当者が保管 | お客様がスマホでスキャンし共有ドライブへ |
| 読み取り | 目視して手入力 | AIが日付・金額・支払先・摘要を抽出 |
| 勘定科目 | 担当者が判断して入力 | 過去のパターンから自動で推定し下書き |
| 確認 | 入力後に全体を見直し | 確からしさの低い行だけを重点的に確認 |
| 会計ソフト連携 | 手入力 | 取込用データ（CSV）を書き出して連携 |
| お客様の関与 | 書類を渡すのみ | 記帳の入り口（スキャン）をお客様側でも実施可能 |
導入後の変化
「入力」から「確認」への切り替え
担当者の作業を、ゼロから入力する形から、AIの下書きを確認する形へ切り替える設計にしました。確からしさの低い行だけに集中できるため、確認作業の負担を軽くすることが期待できます。
事務所とお客様が同じ道具を共有
同じ仕組みを事務所とお客様の双方で使えるようにし、記帳の入り口をお客様側にも持てるようにしました。お客様ごとにできる範囲でスキャンを担ってもらい、足りない部分を事務所が同じ道具で補う運用が可能です。
会計ソフトはそのまま活かす
会計ソフトを置き換えるのではなく、取込用データを書き出して連携する形にしました。使い慣れたソフトと運用を大きく変えずに、入力前の工程だけを自動化しています。
付加価値の高い業務に時間を振り向ける
記帳の下書きをAIに任せることで、試算表の確認や経営相談といった、人にしかできない業務へ時間を振り向けやすくなります。
この事例のポイント
AIに任せる範囲を、付加価値の低い記帳の下書きに限定したことがポイントです。確認と経営判断は人が担う前提で設計しているため、精度や解釈が重要な部分を自動化に委ねすぎない形になっています。
また、既存の会計ソフトと現場の運用を活かし、対象を現金出納帳から小さく始める段階設計としました。最初から全部を自動化しようとせず、効果の大きい部分から着実に広げていく進め方です。
まとめ
記帳のように件数が多く定型的な作業は、入力そのものよりも「確認にどれだけ時間がかかるか」が負担になりがちです。
スゴヨクAIでは、既存の会計ソフトや現場の運用を確認したうえで、必要な部分からAIとGoogle Workspaceによる自動化を設計します。「領収書の入力を楽にしたい」「お客様にも記帳の一部を担ってもらいたい」「会計ソフト取込用のデータ作成を自動化したい」といったご相談も、現在の業務に合わせてご提案します。
御社の仕事に合う進め方を、一緒に整理します
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