ご相談の背景
婚礼の現場では、開催日や会場だけでなく、司会、音響、ヘアメイク、カメラ、エンドロール、担当責任者、装花など、多くの情報を案件ごとに管理する必要があります。
今回の業務では、九州、関東、関西、東海、広島、中国四国、東北・北陸の7地域ごとに婚礼手配シートを運用していました。地域単位では確認しやすい一方、全地域の予定をまとめて確認するには、複数シートを横断して情報を探す必要がありました。
特に、繰り返し使用する造花は、メイン装花、ゲスト卓、ブーケの種類ごとに「次にいつ、どの会場で使うか」を把握することが重要です。また、施行日までの残り日数に応じた確認メールも必要で、集計と連絡の双方に継続的な作業負担がありました。
導入前の課題
- 地域別の複数シートを開かなければ、全体の婚礼予定を確認できない
- 造花の種類ごとに、直近および今後の利用予定を手作業で拾う必要がある
- 日付順の一覧と花の種類別の一覧を、それぞれ更新しなければならない
- メイン装花、ゲスト卓、卓数、ブーケの情報が案件ごとに分散している
- 施行日の90日前、30日前、10日前に行う確認連絡を、担当者が個別に管理している
- 宛先不備や送信エラーが起きた場合の把握にも手間がかかる
ご提案・開発内容
各地域の婚礼手配シートを入力元として残しながら、GASが必要な情報を自動で収集・整理する構成を採用しました。
現場担当者はこれまでどおり地域別シートを更新します。その入力内容から、GASが日付、担当者、顧客、会場、生花・造花区分、メイン装花、ゲスト卓、卓数、ブーケを抽出し、用途の異なる管理画面へ反映します。
1. 全地域の予定を日付順に自動集約
7地域のシートから、本日以降の案件だけを抽出し、「造花_日付けごと」シートへ集約します。
出力項目は、日付、担当者、顧客、会場、生花・造花区分、メイン装花、ゲスト卓、卓数、ブーケです。集約後は日付の昇順で並び替えるため、今後の施行予定を時系列で確認できます。
2. 造花を種類別にグループ化
地域別シートの造花項目を編集すると、GASが全地域の対象データを再集計します。
- W列：メイン装花
- X列：ゲスト卓用の造花
- Z列：ブーケ
それぞれの種類ごとに日付順で整理し、「次回」とその後の予定を専用の「造花_お花ごと」シートへ反映します。同じ日付の場合は地域の優先順、さらに元シートの行順を用いて表示順を安定させています。
3. 90日・30日・10日前のリマインドメールを自動生成
施行日までの残り日数を判定し、90日前、30日前、10日前のタイミングで担当者へ確認メールを送れるようにしました。
メールの件名と本文は専用のテンプレートシートで管理し、担当者名、残り日数、施行日、顧客名、会場名を自動で差し込みます。複数のメールアドレスにも対応し、送信を行わない案件はチェック項目で除外できます。
4. 送信結果を管理者へ通知
メールが正常に送信された場合は管理者へ控えを送信し、送信に失敗した場合は、対象案件とエラー内容を管理者へ通知します。自動化した処理を「送って終わり」にせず、異常に気づける運用を組み込みました。
システム構成
| 項目 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 案件入力 | 地域ごとの婚礼手配シート | 地域ごとの入力方法を継続 |
| 全体確認 | 複数シートを横断して確認 | 本日以降の案件を日付順に自動集約 |
| 造花管理 | 案件から個別に利用予定を確認 | メイン・ゲスト卓・ブーケを種類別に自動整理 |
| 表示順 | 手作業で確認・並び替え | 日付、地域優先度、元の行順で自動ソート |
| 期限管理 | 担当者が個別に確認 | 90日・30日・10日前を自動判定 |
| メール作成 | 案件ごとに件名・本文を作成 | テンプレートへ案件情報を自動差し込み |
| 送信エラー | 個別に状況確認 | 管理者へエラー内容を通知 |
導入後の変化
地域別入力を変えずに、全体を見渡せるように
現場では従来の地域別シートをそのまま使いながら、管理側は全地域の今後の予定を一つの一覧で確認できます。入力方法を大きく変えずに、横断確認の手間を減らしました。
日付と花の種類、2つの視点で確認
「いつ何が必要か」は日付順の一覧で、「この造花は次にどこで使うか」は種類別の一覧で確認できます。同じ入力データから目的別の管理画面を自動生成することで、二重入力を抑えています。
造花の利用予定を先回りして把握
メイン装花、ゲスト卓、ブーケごとに、次回とその後の予定を確認できるようになりました。準備、移動、メンテナンスなどの判断に必要な情報へアクセスしやすくなっています。
確認メールの品質を標準化
90日、30日、10日前に確認する内容をテンプレート化し、案件情報を自動で差し込むことで、担当者ごとの書き方の差や確認項目の漏れを抑えました。
エラーを見逃しにくい運用へ
送信成功時の控えと失敗時の通知を管理者へ送ることで、自動処理の結果を確認できるようにしました。宛先不備などがあった場合も、手動対応につなげられます。
この事例のポイント
今回の仕組みでは、新しい大規模システムへ一気に置き換えるのではなく、現場が使い慣れた地域別スプレッドシートを入力元として活用しました。
一つの入力データから、日付順の全体一覧、造花の種類別一覧、期限に応じたメールを自動生成することで、入力作業を増やさずに管理の視点だけを広げています。
GASを活用すれば、既存のGoogle スプレッドシートを業務の入口として残しながら、集計、並び替え、通知、エラー報告までを一つの流れとして設計できます。
まとめ
複数拠点や複数部門で同じ形式のスプレッドシートを運用している場合、情報を入力すること以上に、「全体をどう集約するか」「期限をどう知らせるか」が負担になりがちです。
スゴヨクAIでは、既存のシート構成や現場の運用を確認し、必要な部分からGASによる自動化を設計します。
「複数シートの情報を一つにまとめたい」「在庫や備品の利用予定を見える化したい」「期限に応じたメールを自動化したい」といったご相談も、現在の業務に合わせてご提案します。
御社の仕事に合う進め方を、一緒に整理します
Google スプレッドシートを活用した集計、通知、業務管理の自動化についてもお気軽にご相談ください。